Como fazemos gestão de facilities em uma grande indústria de tecnologia

Como fazemos gestão de facilities em uma grande indústria de tecnologia

Descubra o que fazemos em uma das gigantes do ramo da tecnologia para manter a gestão de facilities qualificada e eficiente 

Para ter eficiência operacional no Brasil, uma multinacional sul-coreana do setor de tecnologia possui diversos centros de distribuição em todo território nacional. Um deles está localizado em Cajamar, município de São Paulo. O CD possui cerca de 40 mil m² com áreas de escritórios e espaços de armazenamento. O armazém conta com mais de mil colaboradores, terceiros e visitantes trabalhando. 

Para atender às diversas necessidades de serviços do centro de distribuição, a marca firmou uma parceria com a G Facilities. Com isso, foi possível desenvolver estratégias mais eficientes no cotidiano e otimizar diversos processos operacionais com as várias soluções que uma empresa de facilities oferece. 

O projeto é considerado um sucesso devido aos resultados extremamente positivos na <strong>gestão de facilities</strong>. Para entender melhor cada etapa da parceria entre a GFacilities e esta indústria de tecnologia, continue a leitura do conteúdo. 

Por motivos de sigilo contratual e estratégico, optamos por não expor a identidade deste cliente, porém podemos compartilhar alguns aprendizados e resultados que temos acumulado também neste segmento.

O primeiro contato

O primeiro contato foi em em 2015, de lá para cá já são mais de 6 anos de parceria com a GFacilities. A gestora de facilities da fábrica de tecnologia descobriu a GFacilities quando estava em busca de fornecedores para atender os serviços gerais de um novo centro de distribuição, em Cajamar, SP. 

O primeiro contato aconteceu através de um e-mail casual da GFacilities que citava os serviços oferecidos. Então, a profissional convidou as equipes para conversar e conhecer melhor os envolvidos. Os pontos positivos destacados pela gestora neste primeiro contato foram a forma clara de se apresentar e o diálogo franco, além das vantagens que apareciam para o pós-venda.

Com isso, a indústria bateu o martelo com a prestadora de serviços para fazer a gestão de facilities no novo centro de distribuição que ainda estava por vir. 

Os principais desafios da gestão de facilities na indústria

Há uma série de atividades e processos operacionais que podem impactar diretamente a produtividade e os resultados de uma empresa. Esses fatores precisam estar alinhados com o planejamento estratégico e com a gestão de pessoas da companhia. 

Afinal, existem uma série de desafios que precisam ser vistos de perto pelos gestores, principalmente quando o assunto é administração de centros de distribuição e indústrias. 

Com um olhar atento para os processos do armazém, a multinacional identificou algumas barreiras que dificultavam uma gestão de facilities mais eficiente aqui no Brasil. Alguns dos principais desafios encontrados pela gigante do ramo da tecnologia foram:

  • Atender às diversas necessidades de serviços que acontecem em um centro de distribuição de maneira integrada e ágil para todas as áreas. 
  • Ter à disposição equipes fixas e volantes com especialidades diferentes para atender demandas 24 horas.
  • Encontrar mão de obra qualificada tanto para as limpezas especializadas quanto para as funções mais técnicas e operacionais. 
  • Fazer limpeza das niveladoras de docas e outros equipamentos de maneira adequada e com os equipamentos certos.
  • Adaptar-se à cultura ágil que faz parte do modo de trabalho internacional da empresa comandada por coreanos.  
  • Diminuir as mudanças de planos e de layout que poderiam prejudicar o planejamento semanal do centro de distribuição.

Além disso, um dos problemas que impactavam diretamente a gestão de facilities da empresa era a localização difícil e com muitas obras. A linha de ônibus convencional não chegava até o armazém – parava há 6 km de distância – e também não havia restaurantes instalados no local e nem nas proximidades. 

Foi neste momento que a GFacilities entrou para otimizar os processos e criar fluxos mais eficazes por meio de análises completas e personalizadas. 

Qual foi a solução?

O plano de gestão de facilities para a empresa em questão foi construído de maneira customizada com supervisão dedicada para casa setor de atuação. Com o apoio de um atendimento disponível 24 horas e distribuído em três turnos – com equipes especializadas e máquinas para aumentar a produtividade e a excelência dos serviços prestados. 

O projeto conta com planejamento para limpeza técnica e profissional de banheiros, vestiários, copa, escritórios, docas e espaços de armazenamento de produtos. Também há apoio ao almoxarifado, na coletagem de resíduos e distribuição de copa e café. 

Além disso, ocorre um plano de manutenção preventiva e preditiva para as diversas instalações elétricas, hidráulicas e prediais. 

Uma equipe volante presta suporte em demandas pontuais, como: instalação de novos equipamentos de ar-condicionado, infraestrutura e painéis, montagens e mudanças de layout das áreas. Processos que exigem muito conhecimento de logística e um ótimo planejamento de fluxo para atender a demanda. 

Outro destaque desse projeto é o cuidado especial com as áreas verdes. Nossa equipe cuida diariamente de cada cantinho da planta, executando serviços de jardinagem, 

tais como corte de grama com máquinas, cuidado com plantas e jardins, rega e tratamento do solo. O ambiente externo também precisa se manter constantemente impecável, ainda mais quando a condição climática é desafiadora. 

Tudo isso é gerenciado por um sistema informatizado para abertura e fechamento de ordens de serviços, emissão de relatórios e indicadores de performance.

Dessa forma, é possível manter as instalações em perfeito estado de funcionamento para o uso de mais de mil pessoas e ainda otimizar toda a produtividade dentro do armazém da empresa de tecnologia. 

Um exemplo de otimização

Pensar diferente para aumentar a produtividade é uma das especialidades da GFacilities. Muitas vezes, apenas mudando algo simples faz toda a diferença no cotidiano e nos custos operacionais. Olha esse exemplo: 

Essa indústria de tecnologia tem uma planta muito grande e grandes distâncias entre os prédios e departamentos, o que torna a distribuição diária de garrafas de café lenta, sendo necessário de 2 a 4 funcionárias para tal tarefa. Nem sempre o cafezinho do pessoal é servido bem quente. Olhando para este processo, o que você mudaria? Como poderia melhorar sem aumentar o custo? 

A nossa proposta foi uma solução sustentável e saudável. Com o uso de uma bicicleta adaptada, na verdade um triciclo, agora o cafezinho chega mais rápido, mais quente e com o uso de apenas um colaborador (que também se exercita enquanto entrega). 

Enquanto isso, as demais colaboradoras que antes eram necessárias foram alocadas para outras tarefas. Esse é apenas um pequeno exemplo das otimizações que fazemos em cada processo dentro dos nossos clientes. 

Resultados obtidos

Todas as atividades são coordenadas dentro de um único modelo de gestão feito pela GFacilities, garantindo a padronização e a qualidade dos serviços prestados. O modelo utilizado para o  planejamento das atividades permite a integração total entre as diversas áreas de atuação da empresa, assim como a integração das equipes envolvidas.

Além disso, foi possível obter outros resultados positivos na terceirização de facilities, como:

  • Aumentar a área de atuação para outras cidades no raio de 100 km de distância;
  • Usar transporte privado para a locomoção dos funcionários;
  • Oferecer refeições de qualidade para todos os colaboradores;
  • Reforçar o trabalho do RH e segurança do trabalho para apoio aos funcionários;
  • Implantar máquinas e soluções para aumentar a produtividade;
  • Colocar supervisão dedicada para gestão operacional das equipes.

Este é um dos projetos mais volumosos e complexos executados desde o início pela GFacilities. Se quiser conhecer mais detalhes sobre esse projeto, entre em contato conosco. Será um prazer lhe explicar e apresentar como trabalhamos a gestão de facilities em grandes plantas industriais. 

Se você também tem o desafio de organizar e fazer funcionar a logística de serviços e profissionais na indústria ou em grandes espaços comerciais, nós podemos te ajudar. 

Há uma série de serviços especializados que você pode terceirizar, como coletagem de resíduos, limpeza de equipamentos, recebimento de materiais, abastecimento de copas, manutenção elétrica, hidráulica e de jardim, entre outros serviços. 

Aproveite para fazer uma consultoria gratuita. Vamos identificar as principais barreiras da sua <strong>gestão de facilities</strong> e montar um projeto customizado de acordo com as suas necessidades, assim como fizemos com esta grande indústria do setor de tecnologia. 

Conte com a gente!