Na terceirização de serviços de limpeza, é fundamental montar um escopo de trabalho que atenda todas as frentes e áreas da companhia. É a partir deste documento que o dono da indústria ou gestor de facilities consegue visualizar melhor as informações do trabalho, como as tarefas, entregas, custos, prazos e por aí vai. 

Antes mesmo de fechar o contrato de terceirização de serviços é fundamental desenhar um escopo detalhado de trabalho. 

Por outro lado, muitas dúvidas podem surgir na hora de colocar na ponta do lápis tudo que a indústria precisa para ficar limpa e conservada. 

Pensando nisso, preparamos este conteúdo que vai ajudá-lo a desenhar um escopo para a terceirização de serviços de limpeza de maneira completa. Sabemos as necessidades da indústria e estamos aqui para ajudá-lo a ficar com menos dúvidas. 

Continue a leitura para saber mais!

O que é um escopo para terceirização de serviços?

É um tipo de material que descreve todo o trabalho necessário a ser entregue pela empresa terceirizada. O escopo de trabalho traz informações relevantes que são essenciais tanto para o fechamento do contrato quanto para a condução das atividades, como:

  • Objetivos;
  • Entregas;
  • Tarefas;
  • Prazos;
  • Custos.

Dessa forma, o escopo para terceirização de serviços é essencial para criar uma visão geral e comum de atividades de limpeza, gerenciamento, conservação e outras demandas na indústria.  

Benefícios de montar um escopo de trabalho

Ao montar um escopo para os serviços de limpeza na indústria, você garante uma melhor organização das informações, o que ajuda todo mundo a entender as necessidades da companhia. 

Assim, o gestor da área consegue ter uma melhor orientação das atividades e deixar as responsabilidades nas mãos certas. 

Assim, você evita erros e problemas de limpeza que podem impactar diversas áreas do seu empreendimento.

Requisitos necessários para montar um escopo de serviços de limpeza

Agora que você já sabe para que serve um escopo de trabalho, vamos ensiná-lo como montar um da maneira correta. Siga nossas dicas para fechar o seu contrato de terceirização de serviços de limpeza. 

Montar um plano de gerenciamento

O plano de gerenciamento do escopo de trabalho ajuda a dar start nas atividades. Isso porque ele fornece orientações de como o projeto deve ser administrado e validado. 

Esse plano é criado a partir da abertura do projeto em questão, dos ativos de processos organizacionais e outros fatores ambientais da empresa. 

Vamos entender melhor sobre esses termos e como aplicá-los em seu escopo de serviços de limpeza. 

  • Termo de abertura do projeto: descrição detalhada do projeto de limpeza e das características da indústria. 
  • Ativos de processos organizacionais: conjunto de políticas e procedimentos, informações históricas, base de conhecimentos do que foi feito no passado. 
  • Fatores ambientais da empresa: um pouco sobre a cultura da companhia, administração das equipes e condições do mercado. 

Entender as necessidades da sua indústria

Na hora de desenhar o escopo para a terceirização dos seus serviços de limpeza, tente pensar naquelas necessidades que são indispensáveis para o seu negócio. 

Por exemplo: limpeza de banheiros, limpeza das cozinhas, lavagem de maquinários, cuidado com os pisos, lavagem de materiais e assim por diante. 

Não adianta perguntar quais são as SUAS necessidades. Pense em todas as equipes e áreas da indústria. Lembre-se que nenhuma parte deve ficar desamparada. 

Uma das formas de não deixar nenhuma informação passar é fazendo entrevistas, oficinas e grupos de discussão com os líderes e todos os demais colaboradores da companhia.

Levantar os requisitos

Agora que você já sabe as necessidades da sua empresa, coloque numa planilha os requisitos que serão necessários para a execução de cada tarefa. Estamos falando de:

  • Número de funcionários;
  • Uso de produtos químicos;
  • Rotinas e turnos a serem montados;
  • Certificações;
  • Requisitos técnicos. 

Tudo isso pode variar de acordo com o tamanho e segmento da sua indústria. É importante lembrar que os requisitos nada mais são do que converter as necessidades da sua companhia em condições ou capacidades que precisam ser atendidas e mensuradas. 

Descrever as entregas do projeto e responsáveis

Pronto, as necessidades e requisitos já estão descritos de maneira detalhada, certo? Agora, é hora de destrinchar o projeto em prazos de entrega e definir os líderes para cada ação. 

Uma dica é criar uma subdivisão hierárquica do trabalho em partes menores, mais fáceis de gerenciar. Isso vai ajudar a organizar o que deve ser feito para garantir as entregas da empresa terceirizada de limpeza. 

É extremamente importante deixar todas as tarefas com um responsável bem identificado por todos. Ter as informações concentradas em líderes ajuda a tocar o desdobramento de cada tarefa. 

Validar e monitorar os serviços de limpeza

Agora que você montou o escopo para terceirização dos serviços de limpeza é hora de validar tudo com a empresa escolhida. A validação possibilita o fechamento do contrato e o início das atividades de limpeza na indústria. 

Neste momento é essencial, ainda mais nas principais semanas, fazer o monitoramento de tudo que foi descrito nos materiais, assim como o que foi estabelecido no contrato. Dessa forma, será possível cuidar para que o desempenho não caia e evitar problemas maiores no futuro. 

Terceirização de serviços de limpeza: conte com a GFacilities para montar seu escopo

Apesar de parecer simples, muitas dúvidas podem surgir na hora de montar um escopo para a terceirização de serviços de limpeza. Isso porque existem muitos detalhes técnicos, jurídicos e de comportamento humano que os gestores acabam deixando de lado. Fazer isso na mão pode custar tempo e dinheiro, e, mesmo assim, não sair de forma eficiente. 

Por isso, a GFacilities faz a terceirização de serviços de limpeza na sua indústria da maneira que você precisa. Nós montamos um escopo de maneira personalizada de acordo com as suas necessidades, tamanho da companhia e objetivos. 

Nós cuidamos de tudo para que você possa focar em outras frentes sem a necessidade de descrever cada detalhe e estruturar diversos níveis de treinamento e responsabilidades.  
Aproveite para pedir o seu escopo através de uma consultoria conosco. Vai ser um prazer ajudá-lo na terceirização de serviços de limpeza do seu empreendimento.

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